De vakantie checklist voor de Privacy Officer.

4 min

Eerder kwamen we met de vakantiechecklist voor de Security Officer, maar bij deze nu ook de checklist voor de Privacy Officer. Want ook een Privacy Officer verdient het om met een gerust hart op vakantie te gaan. Als Privacy Officer ben je dagelijks bezig met de bescherming van persoonsgegevens en het waarborgen van compliance met wet- en regelgeving zoals de AVG. Een welverdiende vakantie is dan ook cruciaal om op te laden.

1. Documenteer alle belangrijke informatie

Een grondige documentatie is essentieel voordat je vertrekt. Dit zorgt ervoor dat je collega's of je vervanger snel de benodigde informatie kunnen vinden en correct kunnen handelen bij privacygerelateerde vragen of incidenten.

Verwerkingsregister up-to-date: Zorg dat je verwerkingsregister (of DPIA-register) volledig is bijgewerkt met de meest recente informatie over gegevensverwerkingen, doeleinden, grondslagen, bewaartermijnen en betrokken partijen. Controleer of eventuele nieuwe verwerkingen zijn toegevoegd.
Privacybeleid en procedures gedocumenteerd: Zorg ervoor dat het privacybeleid en de procedures (zoals de procedure voor datalekken, rechten van betrokkenen) gedocumenteerd zijn en dat je vervanging hier toegang tot heeft.

2. Zorg voor goede vervanging

Een goede voorbereiding omvat het aanwijzen en instrueren van je vervanger. Dit is niet alleen cruciaal voor de continuïteit van alle werkzaamheden, maar ook om ervoor te zorgen dat er direct kan worden gereageerd op privacyvragen of (potentiële) incidenten. Een heldere overdracht zorgt voor rust bij zowel jou als je team.

Toegang tot essentiële contactgegevens: Geef je vervanger(s) toegang tot belangrijke telefoonnummers en e-mailadressen voor noodgevallen, zoals contactpersonen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, IT-beveiliging en juridische adviseurs.
Overzicht lopende zaken en projecten: Maak een duidelijk overzicht van alle lopende privacyzaken en projecten, inclusief de status, deadlines en eventuele aandachtspunten. Denk bijvoorbeeld aan lopende verzoeken van betrokkenen.

Tip: Zorg er bij voorbaat al voor dat belangrijke deadlines niet in de vakantie vallen!

Overdracht van middelen: Zorg ervoor dat je vervanger toegang heeft tot de systemen en documentatie die nodig zijn voor de uitvoering van privacytaken. Denk aan het verwerkingsregister, incidentenlogboek en systemen voor het beheer van rechten van betrokkenen. Zorg dat dit veilig en gedocumenteerd gebeurt.
Noodplanbespreking: Bespreek gezamenlijk het protocol voor datalekken en de procedures voor het afhandelen van verzoeken van betrokkenen. Zorg dat je vervanger(s) precies weten wat er van hen verwacht wordt in geval van een privacy-incident of een verzoek om inzage, correctie, of verwijdering.

Het kan echter altijd gebeuren dat een vervanger er niet uit komt tijdens een noodsituatie. Of dat er geen geschikte vervanger is. In dat geval is het handig om tijdelijk een externe partij in te schakelen tijdens jouw afwezigheid. Denk hierbij aan Privacy as a Service.

3. Bewustzijn onder alle medewerkers

Een zorgeloze vakantie draait niet alleen om een goede vervanger. Het begint met de zekerheid dat je collega's weten hoe ze met privacygevoelige zaken moeten omgaan tijdens jouw afwezigheid. Het is cruciaal dat je erop kunt vertrouwen dat al je medewerkers weten hoe ze om moeten gaan met privacygerelateerde zaken als jij er niet bent. Gebruik de zomer daarom als een moment om het privacybewustzijn te controleren en te verhogen.

Communicatie van afwezigheid: Informeer iedereen tijdig over je afwezigheid en wie de contactpersoon is voor privacy gerelateerde vragen tijdens jouw vakantie.

Tip: Doe dit niet alleen intern, maar ook extern, met bijvoorbeeld een out-of-office-reply. Vermeld daarbij ook wie jouw vervanger is en zijn/haar contactgegevens.

Opfriscursus privacybewustzijn: Geef medewerkers, met name degenen die veel met persoonsgegevens werken, een opfriscursus over belangrijke privacy-principes en risico's. Herhaal het belang van zorgvuldige omgang met persoonsgegevens, het herkennen van phishing die op gegevens is gericht, en het melden van (potentiële) datalekken.
Duidelijkheid over het melden van privacyincidenten en datalekken: Zorg dat het overduidelijk is hoe er gehandeld moet worden in het geval van privacyincidenten of (potentiële) datalekken. Benadruk de meldprocedure, wie geïnformeerd moet worden en het belang van snelheid bij het melden, gezien de wettelijke termijnen voor datalekken. Zorg dat iedereen weet dat elk vermoeden van een datalek direct gemeld moet worden.

4. Technische voorbereiding

Hoewel je als Privacy Officer niet primair verantwoordelijk bent voor de technische implementatie, is een goede afstemming met IT en Security cruciaal. Deze voorbereidingen zorgen ervoor dat de technische basis voor privacybescherming op orde is en blijft.

Toegangsrechten controleren: Evalueer of de toegangsrechten tot systemen met persoonsgegevens nog steeds minimaal zijn en gebaseerd op het 'need-to-know' principe. Overleg met IT over eventuele aanpassingen voor jouw afwezigheid.
Logging en auditing controleren: Zorg ervoor dat relevante logging en auditing van toegang tot en verwerkingen van persoonsgegevens goed functioneren en dat je vervanger weet hoe deze logbestanden te raadplegen bij een incident.

5. Laatste puntjes op de i.

Voordat je de deur dichttrekt, zijn er nog een paar ogenschijnlijk kleine, maar uiterst belangrijke details die het verschil kunnen maken. Deze laatste controles zijn bedoeld om je persoonlijke privacy en de privacy van de organisatie te waarborgen, zodat je echt met een gerust hart kunt vertrekken.

Discretie over reisplannen: Deel je reisplannen niet openlijk op sociale media zoals LinkedIn. Dit voorkomt dat potentiële indringers weten wanneer je afwezig bent en hun aanvallen daarop afstemmen.

6. Na de vakantie: Evalueren en verbeteren

Eenmaal terug van vakantie is het essentieel om even de tijd te nemen om alles te evalueren. Zie dit als een 'debriefing' waarbij je leert van de afgelopen periode, zelfs als er geen grote incidenten waren. Dit is het moment om de ervaringen om te zetten in concrete verbeterpunten, zodat je volgend jaar nog relaxter op vakantie kunt.

Bespreken van het verloop: Plan een bijeenkomst met je vervanger(s) en relevante collega's om te bespreken hoe alles is verlopen tijdens je afwezigheid. Zijn er privacyvragen gesteld? Waren er (potentiële) datalekken? Hoe zijn deze afgehandeld?
Identificeren van verbeterpunten: Ook als er geen incidenten hebben plaatsgevonden, kan het zinvol zijn om een evaluatie te doen. Waar kunnen privacyprocessen nog beter geregeld worden voor de volgende vakantie? Zijn er handelingen die geoptimaliseerd kunnen worden?
Continu verbeteren: Op deze manier blijf je de privacyprocessen binnen de organisatie verbeteren en zul je het jaar erop steeds weer met een beetje meer rust op vakantie kunnen, want je weet dat je plan werkt! Een periodieke evaluatie en bijstelling van je privacychecklist draagt bij aan een robuustere bescherming van persoonsgegevens.

Met deze uitgebreide voorbereiding kun je met een gerust hart genieten van je welverdiende vakantie. Heb je nog andere essentiële punten die niet op deze checklist mogen ontbreken? Deel ze dan hieronder!