Organisatie
Een ROC met 5000 studenten en 100+ medewerkers. De onderwijsinstelling biedt goed aangeschreven beroepsopleidingen aan op 6 locaties door Noord Holland. Kwaliteit staat hoog in het vaandel en er wordt continu gewerkt aan vernieuwend onderwijs. De organisatie wilde graag de volgende stap zetten op het gebied van IT, functioneel- en applicatiebeheer. Echter, zowel binnen de ICT afdeling als bij de interne klanten waren het beeld van de huidige situatie en de wensen verschillend.
De onderwijsinstelling kende een afdeling van 4 personen waarvan er twee werkzaamheden verrichten in de richting van functioneel beheer en applicatiebeheer. Waar hoorde de IT afdeling thuis? Welke taken met betrekking tot (functioneel- en) applicatiebeheer behoorden tot de verantwoordelijkheid van de afdeling, en welke tot de verantwoordelijkheid van de lijn? Welke competenties dienden de medewerkers te hebben? Wat zou een best-practice zijn voor de inrichting van taken en verantwoordelijkheden? En zou het aantal beschikbare FTE dan ook voldoende zijn? Audittrail werd gevraagd te komen helpen.
Allereerst is samen met de opdrachtgever de scope van het onderzoek bepaald. Ook is er een lijst met specifieke onderzoeksvragen opgesteld op basis waarvan Audittrail de rapportage zou opleveren. Daarna hebben we de organisatie in kaart gebracht en de stakeholders bepaald. Op basis van interviews met alle stakeholders (zowel de interne klanten als de IT-afdeling zelf), het in kaart gebrachte applicatielandschap en de beschikbare informatiebronnen (zoals het ticket-systeem) hebben we de huidige situatie (IST) in kaart gebracht. Daarnaast hebben de consultants van Audittrail de gewenste situatie (SOLL) bepaald. Hierbij hebben kennis en ervaring een rol gespeeld, maar ook het gebruik maken van een aantal theoretische modellen die hun waarde bewezen hebben.
Met de afgestemde IST en de – in hoofdlijnen – afgestemde SOLL-situaties zijn er een aantal varianten op de SOLL beschreven. Zo kreeg de onderwijsinstelling de mogelijkheid de voor- en nadelen van de verschillende varianten te beoordelen. Hiermee kon de keuze voor een bepaalde variant beter worden onderbouwd en de risico’s bewuster besproken. Keuze uit één is keuze uit geen, nietwaar? Ondanks de diepgang van het onderzoek is de rapportage beperkt en praktisch gebleven. Aan de hand van de SOLL-keuze is tevens een plan op hoofdlijnen opgeleverd met daarin een aanbeveling hoe de transitie van IST naar SOLL zou kunnen plaatsvinden (GAP).